Informação


Importante: alguns textos são meramente informativos e não constituem nem dispensam a consulta dos textos integrais, fornecem informações e orientações de carácter geral, não podendo ser considerados meios de consultadoria jurídica ou outra. A utilização destes textos não substitui a consulta de um profissional e/ou de um jurista, assim como da legislação em vigor.


Considere as cópias de segurança uma apólice de seguro escondida até algo dar errado.

Regra 3-2-1
3 – Guarde três cópias dos seus dados
Um original e pelo menos duas cópias
2 – Armazene as suas cópias em dois tipos diferentes de dispositivos
Armazenamento numa drive local, num disco externo ou na nuvem, por exemplo
1 – Mantenha uma cópia fora do local
Na nuvem ou num local seguro

Resumindo o conceito da estratégia de backup 3-2-1 é que três cópias são feitas dos dados a serem protegidos, as cópias são armazenadas em dois tipos diferentes de armazenamento e uma cópia dos dados é enviada para fora do local.

Atualmente há quem defenda a regra 3-2-1-1
3 – Três cópias dos dados
Três cópias de todos os dados críticos devem ser feitas regularmente – diariamente se possível – incluindo os dados originais e pelo menos duas cópias
2 – Dois tipos de armazenamento
Dois tipos de armazenamento diferentes devem ser usados para armazenar os dados para minimizar o risco de perda. Os tipos de dispositivos de armazenamento podem incluir um disco rígido interno, um disco rígido externo, uma unidade de armazenamento removível ou um ambiente de segurança na nuvem, por exemplo
1 – Um local externo
Uma cópia deve ser armazenada num local externo ou remoto para garantir que desastres naturais ou roubo não possam afetar a cópia
1 – Uma cópia deve ser imutável
Um cópia deve ser armazenada num formato de segurança que não possa ser alterada ou excluída

Embora estas estratégias não garantam que todos os dados nunca serão comprometidos de alguma forma, elimina alguns riscos envolvidos nos procedimentos de cópia de segurança.
Para além da cópia é necessário garantir a integridade das mesmas, não basta simplesmente fazer cópias de segurança e bloquear as mesmas. É imprescindível garantir que as cópias sejam completas, não corrompidas e recuperáveis.

O código QR (código de barras bidimensional) nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes permite aos consumidores, através da captura do código por um smartphone, uma comunicação à Autoridade Tributária das faturas que lhe são emitidas pelos comerciantes, mesmo que as faturas não tenham o número de contribuinte.

A aplicação de leitura destes códigos deverá ser da própria AT. Será uma aplicação simples, que se resume a apontar a câmara do smartphone para o código, permitindo que o código QR seja lido e os dados do documento submetidos à AT.

A aplicação permitirá aos contribuintes fazer uma gestão abrangente das suas faturas sem terem de as inserir manualmente no e-fatura, quando as mesmas não sejam declaradas pelos emitentes.

Os códigos de resposta rápida, mais conhecidos como códigos QR são códigos de barras bidimensionais que podem apontar para um destino online, como um sítio na Internet ou um link de transferência (download).

Dado que qualquer pessoa pode criar um código QR e ligá-lo ao destino online que desejar, nem todos os códigos QR são seguros.
Tal como acontece com qualquer link que receba, deve adotar as mesmas regras de cautela e bom senso no recurso aos códigos QR.

Certifique-se sempre de que o código QR que pretende utilizar pertence a uma entidade fiável.

Um código QR dentro de um restaurante é mais seguro do que um código QR numa qualquer parede no exterior.

Considera-se existir inoperacionalidade do programa quando o acesso a este se mostre inviável, podendo resultar, nomeadamente, de avaria do equipamento informático, da falta de energia elétrica ou falha no acesso à aplicação por falta de cobertura de rede pelo operador de telecomunicações (em caso de utilização de programa através da Internet ou de soluções de mobilidade).

Em todo o caso, as faturas e documentos relevantes devem ser emitidos em documentos pré-impressos em tipografias autorizadas e, posteriormente, ser recuperados para o programa.

A dispensa de impressão de fatura em papel só é aplicável se:
- o cliente for um particular que fornece o seu NIF;
- o cliente não solicitar a impressão da fatura ou a sua transmissão por via eletrónica;
- comunicar em tempo real o conteúdo da fatura ao respetivo destinatário através de meio eletrónico;
- cumprir a obrigação de comunicação dos elementos das faturas à AT nos termos da alínea b) do n.º 1 do artigo 3.º do DL 198/2012, de 24 de agosto.

Face às características inerentes de certas atividades, independentemente do normativo que utilizem, é natural verificarem-se quebras ou sobras nos inventários. As quebras (e sobras) de inventários significam diminuições (e aumentos) verificadas nas quantidades dos inventários.

Há que distinguir duas espécies de quebras:
- As quebras normais - que resultam de fenómenos naturais e inevitáveis, inerentes à atividade da empresa, como por exemplo, o caso de empresas que produzem e/ou comercializem produtos perecíveis ou de fácil volatilidade;
- As quebras anormais - que têm um caráter imprevisível, extraordinário, resultantes de factos alheios à atividade da empresa, por exemplo incêndios, acidentes, roubos, etc.

O Ofício-Circulado n.º 35264, de 24 de outubro de 1986 dos Serviços do IVA, menciona que apesar de não existir a obrigação legal de proceder a qualquer prévia diligência ou participação junto dos serviços de Autoridade Tributária e Aduaneira, os sujeitos passivos têm vantagem em ter na sua posse elementos justificativos das faltas nas suas existências dos bens destruídos ou inutilizados, como forma mais segura de elidir a presunção prevista no artigo 86.º do CIVA, pelo que, nos casos em que procedam a essa destruição ou inutilização, lhes é recomendável proceder à prévia comunicação desses factos indicando o dia e hora aos serviços competentes, a fim de que os agentes de fiscalização possam, se assim o entenderem, exercer o devido controle.

Em qualquer caso, os sujeitos passivos, no seu próprio interesse, poderão elaborar e conservar um auto de destruição ou inutilização dos bens objeto de abate, testemunhado pelas pessoas estranhas, ou não, à empresa que presenciaram aquele ato.

No caso de não conseguir provar que os inventários sofreram uma quebra e não foram efetivamente vendidas, ou afetas a fins alheios a empresa deve proceder à regularização do IVA, artigo 86.º do Código do IVA.

Caberá assim a cada entidade decidir, adicionalmente às notas de abate retirada do próprio programa, comunicar junto dos serviços de Autoridade Tributária e Aduaneira, apesar de não ser obrigatório.

Quer a nota de débito quer a nota de crédito, são documentos retificativos de fatura que de acordo com o n.º 7 do artigo 29.º do CIVA são obrigatoriamente emitidos "...quando o valor tributável de uma operação ou o imposto correspondente sejam alterados por qualquer motivo, incluindo inexatidão (...)".

Tanto a nota de débito com a nota de crédito devem conter os elementos referidos na alínea a) do n.º 5 do artigo 36.º, bem como a referência à fatura a que respeita e a menção dos elementos alterados.

Por exemplo, para aumentar o valor tributável de uma fatura já emitida corrigindo para mais o valor, deve ser emitida nota de débito.

No caso da nota de crédito a regularização do IVA não é obrigatória. Optando-se pela regularização do IVA terá de se fazer evidência do imposto regularizado, sendo essencial obter prova de que o adquirente tomou conhecimento da retificação.

Relativamente aos elementos a constar de um documento retificativo da fatura, informa-se que, por um lado, a indicação do NIF do adquirente que seja um consumidor final não é um elemento de indicação obrigatória, conforme decorre do n.º 6 do artigo 36.º do Código do IVA. Por outro, o documento retificativo deve ser conforme à fatura retificada pelo que, não constando da fatura a identificação fiscal daquele adquirente, também o documento retificativo não deverá fazer referência a esse elemento.

Referência
Informação Vinculativa, Processo n.º 10376, de 23-05-2016

A anulação de faturas ocorre quando, por algum motivo, o fornecedor de bens ou o prestador do serviço considera que a fatura não foi corretamente emitida.

Este procedimento acontece, regra geral, quando a fatura ainda não foi:
1. enviada ao cliente;
2. comunicada à Autoridade Tributária através do SAF-T.

Sempre que a fatura tenha sido enviada ao cliente ou comunicada à AT, deverá ser emitida uma nota de crédito, em vez de pedir a sua devolução para que esta possa ser anulada.

Começar por solicitar a substituição da fatura.
Se a mesma não for substituída, efetuar por escrito participação à Autoridade Tributária e Aduaneira da recusa de emissão de fatura em programa de faturação certificado.

A não existência de fatura emitida cumprindo com todos os requisitos exigidos no artigo 36.º do CIVA coloca em causa o direito à dedução do imposto bem como a dedutibilidade dos gastos em termos fiscais (artigo 23.º do CIRC).

Qualquer orçamento que seja emitido, atendendo a que se trata de um documento para ser entregue ao cliente para este poder efetuar a conferência dos bens ou serviços que vão ser entregues ou prestados pelo fornecedor (nomeadamente as quantidades, designação e preço), é considerado como um documento fiscalmente relevante, devendo conter os elementos previstos no n.º 2 do artigo 7.º do Decreto-Lei n.º 28/2019 e ser processado por programa informático certificado, ficando com a assinatura gerada por essa certificação no momento da emissão.

Com a assinatura gerado por essa certificação no momento da sua emissão, o orçamento emitido já não pode ser alterado, pelo que qualquer alteração ou retificação posterior, implica sempre a emissão de um novo orçamento. Eventualmente, o orçamento inicial ou emitido antes da alteração pode ser anulado, mantendo-se registado no programa no estado de anulado.

Estas obrigações são aplicáveis a todos os orçamentos emitidos e não apenas aos aprovados.

Estes procedimentos apenas se aplicam aos documentos que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços ao cliente, sendo portanto, documentos suscetíveis de entregar a terceiros (clientes). Tais procedimentos e obrigações não se aplicam a meros documentos de utilização interna, como ordens de produção ou similares.

Em sede de IRC, o que efetivamente importa é que os gastos com as ofertas aos clientes cumpram o disposto no n.º 1 do artigo 23.º do Código do IRC.

Estas deverão estar devidamente documentadas (por documentos externos) e a empresa deverá conseguir estabelecer a relação de causa/efeito entre o gasto incorrido e o rendimento daí gerado.

Não sendo provado que os gastos ou perdas incorridos foram para obter ou garantir rendimentos sujeitos a IRC, não serão dedutíveis para efeitos de determinação do lucro tributável.

Para efeitos de IRC não existem limites quando se trate de ofertas comercias, impondo-se um carácter de razoabilidade.

Em sede de IVA, aquando da transmissão das ofertas aos clientes, estas poderão estar sujeitas a IVA, nomeadamente pelo facto de se ter exercido o direito à dedução do IVA aquando da aquisição ou produção dos produtos.

No entanto, por estas transmissões (ofertas aos clientes) poderá não haver lugar a IVA, isto, se as ofertas forem consideradas como de reduzido valor (de valor inferior a 50 euros em conformidade com a 2.ª parte do n.º 7 do artigo 3.º do Código do IVA).

Se as ofertas forem feitas a pessoas que não tem qualquer relação comercial com a entidade, então podemos concluir que a oferta é feita para fins alheios à empresa, pelo que ainda que as ofertas sejam de valor inferior a 50 euros e tenha sido deduzido IVA não reúne os requisitos para não existir liquidação de IVA. Nesse caso estaríamos perante a afetação de bens da empresa a fins alheios a esta.

A Prestação de contas consiste no envio eletrónico anual obrigatório (salvo exceções) ao Ministério das Finanças de um documento normalizado (IES - Informação Empresarial Simplificada) com os dados contabilísticos, fiscais e estatísticos do ano económico findo. Este é realizado pelo Contabilista Certificado ou representante legal da empresa geralmente até 15/07 (caso o ano económico da empresa coincida com o ano civil).

Que compromissos cumpre?
- Declaração anual dos dados contabilísticos e fiscais ao Ministério das Finanças;
- Registo das contas anuais na Conservatória do Registo Comercial;
- Entrega de informação anual ao Instituto Nacional de Estatística;
- Comunicação de dados contabilísticos ao Banco de Portugal.

Quais são as exceções?
Algumas entidades não sujeitas a esta apresentação:
Associações;
Fundações;
Cooperativas;
Empresários em Nome Individual;
Agrupamentos complementares de empresas;
Agrupamentos europeus de interesse económico;
Sociedades civis;
Sociedades irregulares.

Após submeter a declaração a entidade recebe uma referência para pagar o registo da prestação de contas no prazo de cinco dias, através do Multibanco ou do serviço de homebanking.